Um pouco sobre gerenciamento do tempo, ele não existe.

coaching_futuro_PERSONALSeus dias estão passando muito rápido ou você não teve tempo suficiente para percebê-lo passar? Você deve estar com aquela percepção de que trabalhou o dia inteiro mas ainda não conseguiu fazer tudo o que precisa. Relaxe. Este sentimento é o que mais se vê hoje em dia. As pessoas não conseguem terminar as atividades do dia e saem com aquele sentimento de culpa de não ter conseguido realizar quase nada.

O problema é o tempo. Não temos tempo para mais nada. A solução seria o gerenciamento do tempo.

Hoje mais e mais vezes nos esbarramos com gurus e empresas prometendo ensinar um pouco sobre gerenciamento do tempo. O tempo não é gerenciável. É uma constante para todos. São 24 horas, nem mais nem menos. Aí você deve ter pensado: “mas no dia do final do horário de verão temos 25 horas”. Aí está uma total ilusão de que ganhou 60 minutos. Isto é verdade mesmo, 25 horas no último dia e 23 no primeiro.

Jim Rohn (1930-2009) um empreendedor e motivador americano que conheci através de um grande amigo <<JLG>> escreveu uma célebre frase: “Nunca comece um dia enquanto ele não estiver terminado no papel”. O que significa isto? Organização, otimização e planejamento.

Como gerenciamento do tempo não existe, podemos pensar fora da caixa e tentar identificar o que você pode fazer no seu dia-dia para ser mais produtivo e conseguir otimizar as suas (e somente suas) 24 horas diárias.

Também acredito que o planejamento diário seja uma das formas mais fáceis de você otimizar o seu dia. Como já gastamos 8 horas por dia dormindo, nos sobra 16 para fazer todo o resto. Nestas 16, temos que comer, fazer academia, ir até o trabalho, organizar reuniões, preparar relatórios, trabalhar, voltar do trabalho, relaxar um pouco, curtir a família, cozinhar, fazer happy hour, lavar a louça, cuidar do filhos, brincar com eles, ler um livro, assistir TV, fazer a unha, lavar e secar o cabelo, navegar na web e outras milhares de coisas. Ufa… como é que vamos fazer tudo isto de maneira organizada e garantir que tudo o que deve ser feito, seja feito. Além da organização para fazer tudo acima, você vai precisar de tempo e energia.

Quando menciono que deve ser feito, significa que a coisa não pode ser feita em outro dia. Você não pode ir à festa de aniversário de alguém no dia seguinte, ou dois dias depois da data marcada no convite (não vai dar certo). Nem pegar aquele vôo para as tão sonhadas férias, 2 minutos depois que ele já saiu. Em ambos os casos acima, você perdeu a chance (Lição 1: Não perca a chance - vamos falar sobre isto em um próximo post). Nunca saberemos quando ou se teremos outra chance, em qualquer parte ou evento de nossa vida.

Por isto que devemos focar nosso tempo, energia e organização para fazer tudo aquilo que precisamos e na ordem correta. Você não deve gastar seu tempo e nem sua energia em coisas que não trazem resultado. Deve focar seus esforços para aquilo que vale a pena e que vai fazer a diferença amanhã, ou seja, algo que seja relevante para você (Lição 2: Faça algo que seja relevante, tanto para você quanto para o trabalho que você desempenha).

Não estou dizendo aqui que você tenha que ser inflexível com as coisas que você pensa que deve fazer, mas sim, pensar em coisas que devem ser feitas e suas possíveis alternativas caso tenha que flexibilizar um pouco.

Voltando ao planejamento, como é que você planeja o dia? Você tem uma lista de atividades a serem feitas naquele dia ou vai fazendo de acordo com o que aparece? A lista de tarefas tem que ser preparada com as atividades daquele dia. Não adianta colocar no papel algo que precisa ser feito na semana que vem. Priorize por importância (algo que possui data para ser feita e traz resultados para todos os envolvidos) e não pela urgência (urgente é algo que o prazo já passou, está curto demais ou apareceu para solucionar determinado problema). Se é um projeto grande, “quebre” em atividades menores de acordo com a sua importância.  (Lição 3: Defina a importância e urgência das atividades).

Já tem listadas as atividades do dia, divididas por importância e urgência? Então, qual delas fazer primeiro? Na lista existem coisas legais de fazer e outras nem tanto (podemos pensar nisto também como algo que precisa ser feito e que pode demorar muito – este critério é todo seu) e que vão demandar dedicação total (Lição 4: Coloque as coisas mais difíceis <<de acordo com seu critério>> para serem feitas no início do dia). Lembre-se que pela manhã, você está com energia e ainda tem o dia inteiro para reorganizar as coisas caso seja necessário.

Se o seu dia fosse perfeito, você teria dividido o que precisa fazer naquele dia, de acordo com a prioridade, importância e urgência que os assuntos devem ser resolvidos. Como tudo teria prazo definido e você saberia o que vai ocorrer em curto e médio prazo, você não teria mais problemas, certo? Errado. Nosso dia é cheio de surpresas e problemas que aparecem coisas urgentes e que precisam de respostas.

O engraçado das coisas urgentes é que elas acabam sendo urgentes não para você, mas para alguém. Você não vai conseguir abraçar o mundo para resolver todos os problemas das pessoas, mas se souber identificar a importância da urgência e os impactos disto, fica mais fácil (Lição 5: analise os impactos que podem ocorrer caso a urgência não seja atendida imediatamente; se forem causar mais problemas para você em um outro momento resolva. Caso não, coloque na lista de tarefas dos próximos dias). Para os itens urgentes, podemos também utilizar como técnica, a delegação.

Resumo

1. Não perca a chance – faça certo da primeira vez, você economizará tempo em várias outras atividades que, com certeza, farão você gastar o seu precioso tempo no futuro;

2. Faça o que é relevante – não se preocupe com coisas que não são importantes, pense naquilo que é relevante para você e para o ambiente onde você está inserido; tente perceber o que é relevante para o grupo e para seus clientes (internos e externos);

3. Defina a importância das atividades – fazer aquilo que trará maiores benefícios para o todo pode ser um meio de priorizar as atividades a serem desempenhadas; listas de tarefas do dia, lista de tarefas a fazer mas não hoje e lista de desejos podem ser estratégias para deixar sua lista mais organizada;

4. Mais difícil primeiro – coloque as coisas chatas e complicadas para serem feitas primeiro, elas podem demandar mais tempo que o planejado e fica mais fácil organizar o tempo de execução das mais fáceis no final;

5. Analise impactos – verifique quais são os impactos do que você tem que fazer versusonde serão impactados; Não adianta você definir as importâncias (item 3) e relevâncias (item 2) se não fazem nenhum sentido para os outros ou para a empresa.

Pense nisto e mude seu destino.

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Sobre BIZZETTO, Marco Aurelio

Marco Aurélio BIZZETTO acredita que o mundo pode ser bem melhor se focarmos novamente nas pessoas, em suas competências e principalmente suas diferenças. É administrador de empresas, especialista em Psicologia Oganizacional e MBA em Gestão de Projetos pela POLI-USP. Professional e Executive Coach pela SBC.
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